Quando duas ou mais empresas utilizam-se dos mesmos bens ou estruturas operacionais, há uma caracterização de compartilhamento de custos ou despesas.

Desta forma, caso haja previsão contratual entre as partes, é admissível a dedução como despesa ou custo de cada parte, de acordo com o ônus contratual. A dedução é prevista pelo artigo 299 do RIR/99:

“São operacionais as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora”.

Assim, por exemplo, se duas empresas compartilharem o mesmo espaço comercial, poderão dividir entre si as despesas de manutenção, de acordo com a metragem quadrada utilizada por cada uma das empresas.

Este compartilhamento é reconhecido como “Convênio de Rateio de Custos e Despesas Comuns”. A divisão pode ser por m2, por % fixo, por número de transações efetivadas ou por outro método qualquer de rateio.

No tocante a empresas de um mesmo grupo econômico, a Solução de Consulta 8/2012 expressa o entendimento da Coordenação Geral de Tributação – COSIT sobre a dedutibilidade das despesas e demais aspectos contratuais relativos ao rateio de custos e despesas.

São consideradas dedutíveis as despesas administrativas rateadas se:

a) comprovadamente corresponderem a bens e serviços efetivamente pagos e recebidos;

b) forem necessárias, usuais e normais nas atividades das empresas;

c) o rateio se der mediante critérios razoáveis e objetivos, previamente ajustados, devidamente formalizados por instrumento firmado entre os intervenientes;

d) o critério de rateio for consistente com o efetivo gasto de cada empresa e com o preço global pago pelos bens e serviços, em observância aos princípios gerais de Contabilidade;

e) a empresa centralizadora da operação de aquisição de bens e serviços apropriar como despesa tão somente a parcela que lhe couber segundo o critério de rateio.

Parametrização dos Preços

Conforme entendimento fiscal aplica-se o Método dos Preços Independentes Comparados (PIC) ou o Método do Custo de Produção Mais Lucro (CPL), caso se comprove que as disposições do contrato sejam inconsistentes com as características de contratos de compartilhamento de custos e despesas.

São características de contratos de compartilhamento de custos e despesas:

a) a divisão dos custos e riscos inerentes ao desenvolvimento, produção ou obtenção de bens, serviços ou direitos;

b) a contribuição de cada empresa ser consistente com os benefícios individuais esperados ou recebidos efetivamente;

c) a previsão de identificação do benefício, especificamente, a cada empresa do grupo.

Caso não seja possível assumir que a empresa possa esperar qualquer benefício da atividade desenvolvida, tal empresa não deve ser considerada parte no contrato;

d) a pactuação de reembolso, assim entendido o ressarcimento de custos correspondente ao esforço ou sacrifício incorrido na realização de uma atividade, sem parcela de lucro adicional;

e) o caráter coletivo da vantagem oferecida a todas as empresas do grupo;

f) a remuneração das atividades, independentemente de seu uso efetivo, sendo suficiente a “colocação à disposição” das atividades em proveito das demais empresas do grupo;

g) a previsão de condições tais que qualquer empresa, nas mesmas circunstâncias, estaria interessada em contratar.