O certificado digital funciona como uma identidade virtual que garante a autenticidade e a segurança de transações eletrônicas tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. No universo dos Microempreendedores Individuais (MEIs), o uso dessa ferramenta costuma gerar dúvidas, principalmente em relação à sua obrigatoriedade.

Por lei, o MEI não é obrigado a possuir um certificado digital e sua emissão de nota fiscal só é exigida quando o serviço ou produto é prestado para uma pessoa jurídica.

No entanto, a tecnologia passa a ser necessária caso o empreendedor opte por emitir Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) ou precise realizar transações fiscais e declarações junto à Receita Federal e à Previdência Social.

A ferramenta também é fortemente recomendada para os microempreendedores que possuem um funcionário registrado, facilitando o envio de obrigações trabalhistas, além de ser útil para assinar contratos digitais e acessar o Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal (e-CAC).

Diferente do MEI, empresas enquadradas nos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido têm a obrigação legal de utilizar o certificado para o envio de suas obrigações mensais e anuais.

Modelos disponíveis no mercado

Os empreendedores que decidem adotar a identidade digital podem escolher entre dois modelos principais, que oferecem o mesmo nível de segurança, mas diferem no armazenamento e na validade. O modelo A1 consiste em um arquivo digital instalado diretamente no computador ou em dispositivos móveis, com validade padrão de um ano.

Já o modelo A3 é armazenado em uma mídia física, como um cartão com chip ou um token semelhante a um pen drive. Por ser portátil e oferecer uma validade maior, que pode chegar a cinco anos, essa opção costuma apresentar um custo de aquisição ligeiramente mais alto.

Quais situações exigem o certificado digital?

Acompanhe abaixo alguns serviços que exigem esse certificado:

• Para emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e);
• Para realizar transações online com a Receita Federal;
• Para acessar o e-CAC, a plataforma eletrônica da Receita Federal;
• Para declarar Imposto de Renda;
• Para assinar documentos e contratos digitais;
• Para entregar a Declaração Anual do Simples Nacional.

Tipos de certificados

Para o MEI que optar pelo Certificado Digital, existem dois tipos disponíveis: o modelo A1 e o modelo A3. Ambos, têm a mesma função de validar e ampliar a segurança para as operações

O modelo A1 é um arquivo digital que fica instalado e armazenado no próprio computador ou em dispositivos móveis como tablets e smartphones. Esse sistema costuma ter validade de um ano.

Já o Certificado Digital A3, fica armazenado em token próprio ou cartão. Possui um preço um pouco maior por ser portátil e ter validade de até cinco anos.

Quem precisa gerar o certificado digital?

O certificado garante mais segurança nas transações pela internet, pois autentica a identificação da empresa. Os empreendimentos que emitem notas fiscais precisam ter um certificado digital.

Os empresários que optaram pelo regime tributário do Lucro Real e Lucro Presumido precisam do certificado digital para enviar as notas fiscais e as declarações mensais e anuais para a Receita Federal.

Os empresários que possuem funcionários com registro na carteira de trabalho devem enviar as declarações à Previdência Social, através do certificado digital.

Como gerar o certificado digital?

O certificado digital deve ser comprado em autoridades certificadoras que constam no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Veja a seguir como fica o passo a passo para gerar o certificado digital:

• Escolha uma unidade certificadora para gerar o certificado digital;
• A emissão pode ser A1 – validade de 1 ano ou A 3 – validade de até 5 anos ( o certificado pode arquivar em um token ou cartão);
• Apresente a documentação estabelecida pela unidade certificadora. Normalmente é um documento de identificação para pessoa física, ou documento de identificação e contrato social da empresa para pessoa jurídica;
• Preencha o formulário com as informações da empresa;
• Cadastre a biometria ou colete a biografia facial;
• A unidade certificadora irá analisar o cadastro e confirmar a identidade do solicitante, depois disso o certificado digital estará finalizado.

O certificado A1 pode ser baixado pela internet, a unidade certificadora normalmente envia por email ao solicitante. A própria unidade certificadora entrega o certificado A3 em formato de cartão e token.